Käkisalmi säätiö tietosuojaseloste, 15.2.2021
Säätiön rekisteröityjen jäsenten ja asiakkaiden tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisterinpitäjä
Käkisalmi-säätiö
c/o Marja Huovila
Vuorikatu 15 B 29
15 110 LAHTI
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Marja Huovila
marja.huovila(a)gmail.com
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava
Marja Huovila
marja.huovila(a)gmail.com
Tietosuojavastaavan tehtävänä on huolehtia muun muassa siitä, että Käkisalmi-säätiö käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Käkisalmi-säätiö verkkokauppa, Käkipuoti
1.KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT KÄKIPUOTI-VERKKOKAUPPA
Käkisalmi-säätiö käsittelee henkilötietoja, jotka asiakas luovuttaa asioidessaan yrityksen verkkokaupassa Käkisalmi-säätiölle, joita Käkisalmi-säätiö kokoaa asiakkailta ja joita Käkisalmi-säätiö saa kolmansilta osapuolilta.
Asiakkaan luovuttamat henkilötiedot
Asiakas luovuttaa henkilötietoja tehdessään ostoksia, käyttäessään Käkisalmi-säätiön sivuston palveluita tai Käkisalmi-säätiön sosiaalisen median kanavia ja käyttäessään kuluttajansuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan. Asiakkaan luovuttamat ja Käkisalmi-säätiön käsittelemät henkilötiedot voivat sisältää esimerkiksi nimen, osoitteen, henkilötunnuksen, matkapuhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.
Asiakkaalta kerättävät henkilötiedot
Käkisalmi-säätiö kerää asiakkaalta henkilötietoja, kun tämä tekee ostoksia Käkisalmi-säätiöltä tai on yhteydessä siihen ja käyttää sen sivustoa tai sosiaalisen median kanavia. Tällaisia tietoja ovat asiakkaan nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, IP-osoite ja Käkisalmi-säätiön väliseen viestintään liittyvät tiedot, asiakkaan selailutottumukset, selailu- ja ostohistoria, asiakkaan selailemat ja ostoskoriin siirtämät tuotteet, maksutapa ja asiakkaan toiminta Käkisalmi-säätiön sivuilla, sosiaalisen median kanavissa ja sivustolla.
Kolmansilta osapuolilta saatavat henkilötiedot
Käkisalmi-säätiö saattaa saada sähköpostiviestejä ja muita viestejä, jotka sisältävät kolmansien osapuolien henkilötietoja. Tällöin Käkisalmi-säätiö käsittelee näitä henkilötietoja. Käkisalmi-säätiö ilmoittaa asiakkaalle kolmantena osapuolena käsittelystä tarvittaessa.
2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN SYYT JA OIKEUDELLISET PERUSTEET
Asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hallinnointi
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan nimeä, matkapuhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta voidakseen palvella asiakasta hyvin ja hallinnoida asiakassuhdetta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Käkisalmi-säätiön ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön paneminen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.
Ellei asiakas luovuta yllä mainittuja henkilötietoja, Käkisalmi-säätiö ei voi toimittaa asiakkaalle tuotteita eikä täyttää muita asiakkaalle antamiaan sitoumuksia.
Markkinointi
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan nimeä, henkilötunnusta, matkapuhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja ostohistoriaa sekä tietoja asiakkaan sosiaalisen median käytöstä voidakseen markkinoida palvelujaan. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan suostumus, jonka asiakas antaa ostaessaan tuotteita sen valikoimasta. Asiakas antaa suostumuksensa rastittamalla yhden tai useamman valintaruudun Käkisalmi-säätiön sivustolta. Suostumuksen voi peruuttaa poistamalla valintaruutujen rastit.
Tilastointi
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan numerotietoja tilastojen koostamista varten. Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Käkisalmi-säätiön oikeutettu etu kerätä tilastoja ja kehittää niiden perusteella toimintaansa. Tämän vuoksi Käkisalmi-säätiön etu tällaisen käsittelyn yhteydessä syrjäyttää asiakkaan mahdollisen yksityisyyden suojaa koskevan edun.
Reklamaatiot ja palautukset
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan nimeä, osoitetta, henkilötunnusta, matkapuhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja ostohistoriaa, jotta se voi hoitaa asiakkaan mahdolliset tuotteiden palautuspyynnöt ja jotta asiakas voi käyttää kuluttajan oikeuksiaan Käkisalmi-säätiön mahdollisen virhe- ja viivästysvastuun yhteydessä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Käkisalmi-säätiön kuluttajansuojalainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.
Kirjanpito
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan ja Käkisalmi-säätiön välistä maksutapahtumaa koskevia tietoja kirjanpitoa varten. Käkisalmi-säätiö käsittelee ostosta, nimeä, osoitetta, matkapuhelinnumeroita ja sähköpostiosoitetta koskevia tietoja. Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Käkisalmi-säätiön lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
3. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA NIIDEN MAANTIETEELLINEN KÄSITTELYPAIKKA
Asiakkaan henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Käkisalmi-säätiön liiketoimintaprosessiin osallistuvien yritysten ulkopuolisille tahoille.
Näitä kolmansia osapuolia voivat olla esimerkiksi huolitsijat tavaroiden toimituksen yhteydessä, markkinointiyhteistyökumppanit ja Käkisalmi-säätiön liiketoiminnan oikeudellisia asioita hoitavat lakiasiaintoimistot. Käkisalmi-säätiö voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja sen puolesta. Käkisalmi-säätiö on varmistanut henkilötietojen käsittelijöiden kanssa sopimuksin, että ne käsittelevät asiakkaan henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja Käkisalmi-säätiön ohjeiden mukaisesti.
Käkisalmi-säätiö voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja viranomaisille, jos ne vaativat tietojen luovuttamista. Käkisalmi-säätiö voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja myös mahdollistaakseen sulautumisen, yritysoston tai Käkisalmi-säätiön omaisuuden tai sen osan myynnin.
Käkisalmi-säätiö käsittelee asiakkaan henkilötietoja lähtökohtaisesti ainoastaan EU- ja ETA-maissa. Jos asiakkaan henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolisissa maissa, Käkisalmi-säätiö ryhtyy toimenpiteisiin varmistaakseen, että tiedot siirretään laillisesti ja että tiedot säilyvät suojattuina myös EU:n/ETA:n ulkopuolisten vastaanottajien käsittelyssä.
4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN?
Käkisalmi-säätiö käsittelee henkilötietoja vain niin kauan kuin käsittely on tarpeellista siihen tarkoitukseen, johon tiedot on annettu tai kerätty. Henkilötiedot voidaan tallentaa useisiin eri paikkoihin eri tarkoituksia varten. Tämä tarkoittaa, että kun tietoja poistetaan jostakin järjestelmästä sen vuoksi, etteivät ne enää ole tarpeellisia alkuperäiseen tarkoitukseen, niitä voidaan kuitenkin säilyttää toisessa järjestelmässä sellaiseen tarkoitukseen, johon niitä vielä tarvitaan.
Asiakaspalvelua ja asiakassuhteen hallinnointia varten käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin käsittely on tarpeellista Käkisalmi-säätiön ja asiakkaan sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai käsittely on Käkisalmi-säätiön oikeutetun edun mukaista.
Tilastointia varten käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään siihen saakka, kun niihin liittyvä kirjanpitoaineisto tuhotaan (7 vuotta).
Käkisalmi-säätiön lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen tarvittavia henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin velvollisuudet sitovat Käkisalmi-säätiöta (velvollisuudet voivat liittyä esimerkiksi takuuseen, vaatimuksiin tai peruutuksiin).
Kirjanpitoa varten henkilötietoja käsitellään seitsemän vuoden ajan sovellettavan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan säilyttää yllä mainittuja määräaikoja kauemmin, jos säilyttäminen on tarpeen lakiin, asetukseen tai viranomaispäätökseen perustuvan vaatimuksen täyttämiseksi.
5. ASIAKKAAN OIKEUDET
Asiakkaalla on tiettyjä lainsäädäntöön perustuvia oikeuksia, jotka liittyvät Käkisalmi-säätiön henkilötietojen käsittelyyn. Oikeuksien käyttöön liittyy tiettyjä edellytyksiä ja ehtoja, joista säädetään laissa (yleisessä tietosuoja-asetuksessa).
Oikeus tiedonsaantiin, tietoihin pääsyyn, tietojen oikaisuun ja poistamiseen
Asiakkaalla on oikeus maksutta ja kirjallisesta pyynnöstä saada tietää, mitä henkilötietoja Käkisalmi-säätiö käsittelee hänestä. Asiakas voi milloin tahansa pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Asiakkaalla voi olla myös oikeus pyytää Käkisalmi-säätiötä poistamaan rekisteriin merkitsemänsä asiakkaan henkilötiedot, rajoittamaan tietojen käsittelyä ja toimittamaan niistä jäljennös.
Jos asiakkaan pyyntö on perusteeton tai kohtuuton, Käkisalmi-säätiöllä on oikeus kieltäytyä toimimasta asiakkaan pyynnön mukaisesti tai periä kohtuullinen maksu asiakkaan pyytämän toimenpiteen hallinnollisten kulujen kattamiseksi.
Valitusoikeus
Jos asiakas on tyytymätön siihen, miten Käkisalmi-säätiö on käsitellyt henkilötietoja, hän voi ottaa yhteyttä Käkisalmi-säätiöon. Asiakkaalla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaiselle.
Jäsenrekisteri
- Käkisalmi-säätiön valtuuskunnan ja hallituksen jäsenet sekä säätiön nimeämät toimihenkilöt.
Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään jäsenyyden ja toiminnan perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat valtuuskunnan jäsenten välisten suhteiden hoitaminen, ylläpito, kehittäminen ja jäsenviestintä.
2. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
Henkilön nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelinnumero
3. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen marja.huovila(a)gmail.com
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyyntö käsitellään, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin käyttäjätiedot kerätään jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä verkkolomakkeella, suullisesti, sähköpostilla, kirjallisesti tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Käkisalmi-säätiön ulkopuolelle.
6. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin jäsentietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti jäsentietoja säilytetään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).
7. Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisterin mukaisia tietoja käsittelevät Käkisalmi-säätiön puheenjohtaja, sihteeri. Säätiö voi ulkoistaa henkilötietojen tallentamisen kolmannelle osapuolelle. Säätiö takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.